Opennet Vorstand

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Treffen: unregelmäßig
Opennet Vorstand
Mitglieder:
siehe Impressum
Kontakt:
vorstand@opennet-initiative.de


Inhaltsverzeichnis

Überblick

Die formalen Aufgaben des Vereinsvorstands der "Opennet Initiative e.V." sind in der Satzung festgelegt.

Die Mitglieder des Vorstands werden jährlich in der Jahresversammlung von den Mitgliedern gewählt.

Ressourcen

Ressource Bemerkungen
Impressum Verwaltet durch Wiki-Administratoren
Vorstands-interne Mailingliste Verwaltet durch Mailinglisten Admin Team (vertrauenswürdige Mailadresse)
Git on_verein_dokumente (inkl. PwdSafe) Verwaltet durch Opennet DEV Admin Team (SSH Pub Key)
Bankkonto Verfügungsberechtigung wird von jedem neuen Vorstand bei der Bank umgemeldet
Mitgliederverwaltung Verwaltet durch Opennet ansible Admin Team (Zertifikat)
E-Mail Postfach mitgliederverwaltung + GPG Key Übergabe durch alten Vorstand + E-Mail Admins + PwdSafe (s. oben)
Schlüssel Frieda23 Übergabe durch alten Vorstand (Briefkasten) + elektr. Schloss Homematic (Zertifikat)
Satzung & Ordnungen Verwaltet via Opennet GitHub + Anpassung per Pull-Request

Übliche Aufgaben

Die untenstehenden Aufgaben sind eher eine informelle Notizensammlung, als eine Anleitung oder Vorgabe. Jede gewählte Vorstandsgruppe möge Umfang, Verteilung und Zuordnung von Aufgaben untereinander selbständig klären. Soweit möglich können Aufgaben natürlich auch von anderen Mitgliedern außerhalb des Vorstands übernommen werden.

Vorstandswechsel (jährlich)

Nach jeder neuen Vorstandswahl sind folgende Aufgaben zu erledigen:

  • Opennet_Vereinsvorstand#Vorstandsummeldungen
  • Aktualisierung der Vorstandsmitglieder im Impressum
  • die technischen Zugänge und Mitgliedschaften bei den jeweiligen Betreuern erfragen (siehe obige Ressourcen)
  • Übergabe der (komplexeren) Aufgabenbereiche Finanzverwaltung und Mitgliederverwaltung von den alten Vorstandsmitgliedern zu den neuen
  • Übergabe Schlüssel Frieda23 + Briefkasten

Finanzverwaltung (monatlich)

  • Pflege des Kassenbuchs (eine Gnucash-Datei): Eintragung und Kategorisierung aller Kontobuchungen
  • Kontoverwaltung: Archivierung von Auszügen
  • Überwachung von Ein- und Ausgaben
  • Sammlung und Archivierung aller Belege für Ausgaben
  • Ausstellung von Rechnungen (nur selten erforderlich)

Finanzverwaltung (jährlich)

Für jedes Geschäftsjahr (1.1. bis 31.12.) gibt es einen Ordner im git repo (on_verein_dokumente/20XY/Finanzen/). Zu Beginn eines Geschäftsjahres muss folgendes gemacht werden:

  • Erstellen neuen Ordner im git für das Jahr
  • Erstelle neue gnucash Datei (siehe Opennet Vorstand/Einrichtung Gnucash)
  • Erstelle Bericht für Jahresversammlung (siehe alten Berichte auch im git repo)

Mitgliederverwaltung (laufend)

  • Pflege der Mitgliederliste (z.B. Ein- und Austritte) sowie der davon abgeleiteten:
  • Kommunikation mit Mitgliedern (Begrüßung, Verabschiedung, Lastschriftankündigungen)
  • Archivierung der Aufnahmeanträge bzw. Austrittserklärungen/Anpassungen
  • ggf. Verlängerung der Gültigkeit vom GPG Key

Allgemeines (zumeist jährlich)

  • Pflege von laufenden Verträgen (ggf. auf Fristen beachten)
  • ggf. Erarbeitung/Schließen u. Ablage von neue Verträgen
  • Einladung zur nächsten Jahresversammlung (entspr. Satzung)
  • Erstellung eines Berichtes zur Jahresversammlung
  • Zusammenarbeit mit den Kassenprüfern (spätestens zum Jahreswechsel)
  • Herausgabe oder Einzug von Schlüsseln zum Frieda23 Vereinsraum (incl. Pfand u. Dokumentation)

Vorstandsummeldungen

  • Vorbereitung
    • Sitzungsprotokoll erstellen. Zweifach ausdrucken. Beide Protokolle vom Sitzungsleiter unterschreiben lassen (siehe auch Satzung §7 Abs. 2)
    • Änderungsmeldung ausfüllen (siehe on_verein_dokumente/Verein/Amtsgericht/) und von zwei beliebigen Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen
  • Notar
    • Unterlagen dort abliefern. Ziel ist primär die Unterschriften des Änderungsantrags beglaubigen zu lassen. Mitzunehmen sind die Unterlagen von oben (2x unterschriebenes Sitzungsprotokoll + Änderungsmeldung) und zusätzlich die ONI Satzung, falls es Unklarheiten gibt und hier nachgelesen werden muss.
    • Notar wird dann Termin zur Unterschriftensprüfung bekanntgeben
    • Als Ergebnis gibt es eine beglaubigte Änderungsmeldung.
  • Amtsgericht
    • Folgende Unterlagen in der Poststelle des Amtsgerichts abgeben: beglaubigte Änderungsmeldung + unterschriebenes Sitzungsprotokoll + Anwesenheitsliste der Sitzung.
  • Konto (Skatbank)
    • Nach jeder Vorstandsänderung sollte überprüft werden, ob die derzeitigen Personen mit Bank-Vollmacht, weiterhin dafür zuständig sind. Bei einem Wechsel des Finanzvostandes ist zwingend eine Ummeldung notwendig.
    • Für eine Änderungen der bevollmächtigten Personen muss folgendes getan werden: https://www.skatbank.de/vereine/vorstandswechsel.html
      • Alte Vorlage für das Ausfüllen ist im git zu finden: on_verein_dokumente/2017/Finanzen/SkatbankVorstandsummeldung2017.pdf
      • Nach dem Ausfüllen und Unterschreiben der zukünftigen Bevollmächtigten, muss noch das Wahlprotokoll hinzugelegt werden (unterschreiben?).
      • Die zukünftigen Bevollmächtigten müssen nun sich per Post-Ident ausweisen. Damit werden alle Unterlagen an die Bank verschickt.
      • Jetzt dauert es 2-3 Wochen und es trudelt viel Papier ein. U.a. Briefe mit VR-Netkey, zugehörige PIN, Bankkarte, zugehörige PIN.
      • Somit ist Ummeldung beendet.
      • Kosten 2020 sind 50 EUR bei der Bank, Quelle https://www.skatbank.de/content/dam/f0586-0/Skatbank/Dateien/Konditionen/Konditionen_und_Preisverzeichnis%20(g%C3%BCltig%20ab%2001.01.2021).pdf
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